تنظيم فعاليات ومؤتمرات والخطوات اللازمة للبدا فى عملك الخاص 2022
ابدا عملك الخاص فى تنظيم الفعاليات فإن خطواتها قد تبدو للبعض من الخطوات المرهقة للغاية، فتوجد العديد من المهمات
وذلك بداية من التخطيط للميزانية المطلوبة للحدث والتحديد لقائمة الاشخاص المدعوين وتأجير القاعة،
وحتى الامدادات الخاصة للضيافة وغيرهم كثير من الأمور المتداخلة وذلك سواء كان التنظيم للفعالية تنظيم صغير أو تنظيم مؤتمرات كبيرة،
كما ان التخطيطات للاحداث والفعاليات من الامور المهمة والضخمة، فإن جميع الاحداث مهما كانت بسيطة أو معقدة.
فإنه من المؤكد بأن يتطلب تخطيطات وتنظيمات بشكل مفصل، وذلك لضمان التنظيم لأي فعالية بكل نجاح فتوجد المزيد
من الخطوات التي يلزم على اي شخص يفكر في تنظيم فعاليات ومؤتمرات أن يبدأ في التفكير بهما قبل المؤتمر أو الحفل
بوقتا وذلك لجعله أفضل وجعله خالي تماما من المشاكل، فإن هذا الامر يعد من الامور المهمة للغاية، ولذلك فإننا اليوم
من خلال موقعنا ” نورني دورات اونلاين” سوف نتحدث عن تنظيم معارض وفعاليات ونتعرف ما هو وسوف نتعرف على خطوات تنظيم فعاليات ومؤتمرات فإذا كنت تفكر في العمل
في خدمات تنظيم الفعاليات كما ان هذا المقال يعد الدليل الشامل لك حول اهم ما يتعلق به من معلومات سوف تفيدك كثيرا،
والأن هيأ بنا للتطرق في تفاصيل المقال والتعرف على كل ما يتعلق به.
ما هو تنظيم الفعاليات
يعني بتنظيم الفعاليات هو ذلك التخطيط للمؤتمرات وللفعاليات وجميع الاحداث المتعلقة بهم وذلك من بداية الامر إلى نهايته
وذلك يكون على حسب متطلبات الجمهور المراد استهدافه ويكون ايضا وفقا لأهداف الاشخاص المنظمين، فإنك كشخص يرغب بالعمل في خدمات تنظيم الفعاليات فإنك تحتاج لهذه المهمة وذلك حتى تتفهم الأساليب الخاصة بالتنظيم والخاصة بالتسويق والترويج، وايضا ترتيب وتنظيم المواعيد والعمل على قيادة فريق كبير جدا في المزيد من التخصصات، وذلك بالإضافة إلى المهارات المتعلقة في التعامل مع مشكلات الطوارئ والعمل على ابتكار افضل الحلول السهلة والسريعة لمعالجتها.
خطوات تنظيم فعاليات ومؤتمرات
توجد بعض الخطوات التي يمكن للشخص الذي يرغب بالعمل في خدمات التنظيم للاحداث اتخاذها وذلك حتى يبدأ في عملية التخطيط، وعملية المتابعة، وحتى يحقق النجاح باقصي قدرا، فكلما بدأ في تنظيم نفسه وترك جميع مهماته لفريق مختص،
كما ان بإمكانه ان يجعل الفعالية او المؤتمر يسير بكل سلاسة، ويكون بإمكانه معالجة جميع الاشياء
بسرعة كبيرة جدا،بالتالى فإننا في السطور الاتية سوف نقوم بعرض عليكم اهم الخطوات والتى إذا اتبعها اي شخص يرغب بالعمل في تنظيم معارض وفعاليات ومؤتمرات فإنه سوف يتمكن من التنظيم لأي احداث بكل إحترافية.
تحديد ميزانية الفعالية من اهم خطوات تنظيم الفعاليات
من المهم جدا قبل البدء في اي تخطيطات للتنظيم أي يتم تحديد الميزانية المطلوبة لاغطية الفعالية بالشكل الكامل،
كما ان التركيز على ذلك الامر من اول الاسباب لنجاح المؤتمر بنسبة كبيرة وذلك لأنه سوف يعمل على تسهيل باقي الامور والخطوات الذي تأتي بعد ذلك.
تحديد الوقت والمكان من خطوات تنظيم الفعاليات
إن تحديدك لهذه التفاصيل والذي تعد من التفاصيل الرئيسية في التخطيط للفعالية في و قتا مُبكرا فإن ذلك يعني
أنك سوف تتمكن من مشاركتها مع المتحدثين المحتملين أو مشاركتها مع الضيوف، مما يؤدي ذلك الامر إلى إنشاء العرض بصورة أكثر وضوحا واكثر قيمة.
فعليك تحديد الوقت المناسب لحدثك، ثم قم بعد ذلك بالبدء في الوصول إلى جميع الأماكن المحتملة،
وعليك التفكير فيما تطلبه من المكان مثل الموقع، والإمكانية والوصول، والمرافق للمطبخ، وفي التراخيص إذا احتاج الأمر لذلك وغيرهم كثير من الامور الاخري.
تحديد الجدول الخاص بالفعالية
من المهم جدا تفكير المنظم في الوقت الملائم لكل مهمة، وذلك من خلال صياغته للجدول الخاص بالأحداث، سواء كان يرتب لمؤتمر به المزيد من حلقات النقاش و ورش العمل أو الحفل الترويجي، فإن حساب كل دقيقة من الحدث سوف يساعده في التركيز على الترتيبات وعلى الحجز التي يحتاج لإجرائها،
والتركيز على عدد الفقرات المهمة، وايضا تحديده لمهام الإدارة للفعاليات الفرعية.
البحث عن موردين
من الخطوات المهمة للغاية في تنظيم الفعاليات والتي يجب ان تراعي عند القيام بتحديد المراحل الهاصة بإدارة الفعاليات، هي البحث عن موردين والتحدث معهم وهؤلاء الموردين مثل منسقين الديكور ومصممين الديكور ومنسقين الطعام وغيرهم، فإن نجاح الحدث يعتمد بنسبة كبيرة جدا على القدرة في العثور على
الاشخاص المناسبين لهذا العمل فإن الآن هو الوقت الملائم للبدء في التأمين للاحتياجات،
فعلي منظم الفاعليات ان يحذر من التأجيل لهذه المهمة لآخر وقتا.
خطة للتدابير الصحية
من المهم جدا الحرص على القيام بتغطية كل الاحتمالات الوارد حدوثها وذلك يكون من خلال القيام بإجراءات التقيمات للمخاطر ، وذلك بوضع خطة للصحة وللسلامة وذلك بهدف حماية الموردين والحماية من اي مخاطر ومشاكل محتمل حدوثها، فمن المهم جدا القيام ببعض الاجراءات بهدف الصحة والسلامة
وذلك مثل التباعد الاجتماعي ووحود بعض المتطلبات والادوات الخاصة بالحماية الشخصية الحازمة، فمن المهم وضع ذلك في عين الاعتبار ولكن بالنسبة للفعاليات الافتراضية، فضع في اعتبارك القيام بمشاركة القائمة الخاصة بقواعد السلوك للفعالية وذلك مع الحضور قبل اليوم المرتقب.
التسويق
لا توجد خطة ترويجية واحدة تناسب جميع الفعاليات، لذلك من المهم جدا استكشاف جميع الاختيارات التسويقية المتاحة،
فإن الفن الخاص في إدارة الفعاليات يعتمد بشكل كبير جدا على المهارات التى يمتلكها المنظم في التسويق ومهاراته في إدارة العلاقات العامة، فإن الحملة الدعائية والعروض المبكرة تعد من افضل الطرق
والاكثر من رائعة وذلك لانهم يثيروا انتباه الكثير من الاشخاص ويحدثون ضجة كبيرة جدا، كما ان يمكن للمنظم أيضا التعاون مع الرعاة وذلك عندما يتعلق الأمر بالتسويق أو يتعلق بإجراء العمليات الخاصة بالاستحواذ
أو يتعلق الامر بالهدايا على السوشيال ميديا “وسائل التواصل الاجتماعي”، كما ان يمكن إنشاء علامات التصنيف هاشتاج Hashtag فريدة فإنه تعد طريقة اكثر من رائعة تعمل على تشجيع المحتوى الذي يقوم المستخدم بإنشائه، فإن التسويق مهم جدا عند تنظيم الفعاليات
بيع التذاكر من خطوات تنظيم الفعاليات
من الاشياء المهمة ايضا في تنظيم معارض وفعاليات هو بيع التذاكر.، فمن المهم جدا قيام المنظم بإبتكار
المزيد من الانواع المختلفة للوصول للتذاكر وبأسعار مختلفة
إذا اتاحت الفرصة لذلك فعلي المنظم القيام بإنشاء صفحة خاص بالأحداث
تكون هذه الصفحة ملهمة بقدر ما هي مفيدة،
كما يمكن العمل على تخصيص الموقع الخاص للحدث وذلك لجعله جذاب أكثر،
وعلي المنظم ان يضع في اعتباره خيارات الاسترداد للاموال،
والعمل على مراقبة المبيعات وذلك لمعرفة مدى الفعالية لأساليب الترويج التي يقوم بإستخدامها.
وضع خطة للظروف الطارئة
من المهم جدا عند تنظيم معارض وفعاليات ، وضع خطة للطوارئ،
فعلى المنظم ان يكون واقعي ومستعد لحدوث اي ظروف طارئة، فإن بهذه الطريقة يمكن للمنظم القيام بوضع خطة للطوارئ
ولكيفية حل المشاكل و العقبات الغير متوقع حدوثها وذلك مثل اعتذار أحد المتحدثين،
أو حدوث مشكلة في المكان،
او اي ظرف طارئ اخر فمن المهم ان يكون موضوع له حل وتدابير سابقة
قبل وقوعها، فإن ذلك خطوة من خطوات تنظيم فعاليات ومؤتمرات المهمة.
فى النهاية
قد نكون بذلك توصلنا لنهاية مقال اليون والذي تحدثنا من خلاله عن تنظيم الفعاليات
فإذا كنت ترغب بالعمل في خدمات تنظيم الفعاليات فكل ما عليك هو القيام بمتابعة الخطوات الموجودة في هذا المقال
حتى تتمكن من البدء في العمل بكل سهولة، والان ابدا عملك الخاص فى تنظيم الفعاليات بكل خطوات سهلة وبسيطة
تساعدك على ذلك، وإلي اللقاء في مقالات اخري.
يمكنك الحصول على دبلوم اعداد مسئول ادارة فعاليات معتمد – CSEP
مقالات من موقعنا قد تهمك ايضا:
